W życiu każdej firmy nadchodzi moment, gdy wyruszamy poza biurowe pielesze i zbieramy się zupełnie innym miejscu. Aby się wyszkolić, zrobić spotkanie integracyjne lub podsumowujące dotychczasową pracę. Warto połączyć takie spotkanie o charakterze ściśle formalnym i zawodowym z czasem poświęconym na swobodne przebywanie ze sobą i zorganizować je w wygodnym hotelu, z ciekawymi atrakcjami dla pracowników w pobliżu. O tym specyficznym mixie usług myśleliśmy tworząc ofertę wynajęcia sal na konferencję pod Warszawą, w Żyrardowie. Jesteśmy obiektem hotelowym oferującym noclegi dla uczestników konferencji, integracji, prezentacji, szkoleń i innych spotkań, dla których dedykujemy osobne, nowoczesne, dobrze wyposażoną sale konferencyjne. Jednocześnie, pozostajemy w bliskiej odległości od takich atrakcji woj. mazowieckiego i łódzkiego, jak np. Park Suntago, czy Pałac w Radziejowicach. Uczestnicy szkoleń i konferencji organizowanych u nas chętnie korzystają w czasie wolnym z możliwości, jakie daje również bliskość Puszczy Bolimowskiej. Ogniska, Kuligi, czy sporty zimowe to bardzo dobry sposób na integrację dla pracowników, którzy po dłuższym spotkaniu w sali konferencyjnej potrzebują czasu na rekreację.

Przygotowujemy salę konferencyjną przed spotkaniem – skontaktuj się z nami, aby ustalić wyposażenie oraz sposób ustawienia mebli

Sale konferencyjne, które oferujemy, są komfortowo umeblowane. Dysponujemy zapleczem technicznym, dobrym oświetleniem, zapewniamy optymalne nagłośnienie. Mimo to, bardzo ważne jest to, aby dopasować ofertę do potrzeb naszych gości. I tutaj liczymy na Państwa współpracę – organizując konferencję, warto zastanowić się, w jakiej konfiguracji powinny stać krzesła. Jakie ustawienie stołów będzie pasować do wydarzenia? Czy światło dzienne ma być zakryte przez większość czasu, kiedy będzie odbywać się spotkanie, czy jednak liczycie Państwo na pełen dostęp do naturalnego światła podczas spotkania? Czy wśród uczestników spotkania będą osoby o specjalnych potrzebach mobilnych, poruszające się z pomocą kul lub wózków inwalidzkich? Wszystkie te elementy składają się na udane przygotowanie sali konferencyjnej do potrzeb naszych klientów i każdej z uwag, próśb i konsultacji uważnie słuchamy.

Jednocześnie, nasze sale konferencyjne są przed spotkaniem długo wietrzone i odkurzane, a meble, które się w nich znajdują, są ustawiane równo – tak, aby uczestnicy już od pierwszych chwil czuli się komfortowo w uporządkowanej, estetycznej przestrzeni.

Przygotowanie sali konferencyjnej do videorozmów

Jedną z kluczową kwestii w trakcie przygotowywania naszej sali konferencyjnej do spotkania jest dostarczenie stabilnego, szerokopasmowego łącza internetowego – takiego, które będzie działało bez szwanku przy odtwarzaniu materiałów podczas prezentacji oraz takiego, które pozwoli na łączenie się na rozmowy online między uczestnikami konferencji a odbiorcami z zewnątrz. Tutaj również bardzo istotne jest to, aby uczestnicy konferencji sprawdzili przed spotkaniem, czy sprzęt, który ze sobą przywożą, bez problemu podłącza się do Sieci, czy znajduje się blisko gniazdek elektrycznych oraz czy nie ma żadnych usterek.

Jak dużą salę konferencyjną wybrać? Jak przygotować podział miejsc na sali konferencyjnej?

Bardzo istotne jest też określenie, jakiej wielkości ma być sala konferencyjna. W naszym obiekcie w Żyrardowie oferujemy sale konferencyjne zarówno na mniej liczne spotkania (sala Len, mieszcząca do 35 osób), jak i sale na spotkania dla ok. 90 osób (sala Szpulka). Jest to bardzo istotne, bo zbyt mała sala może okazać się niezwykle niekomfortowa dla uczestników, a zbyt duża spowoduje, że zniknie kameralny charakter spotkania. Decydując się na konkretną opcję, należy zwrócić uwagę na to, że niektórzy uczestnicy spotkania będą potrzebowali być może nieco więcej miejsca na stole ze względu na materiały przez siebie przyniesione na spotkanie, a także zwrócić uwagę na strategiczne podzielenie uczestników konferencji na działy, grupy lub jakkolwiek inaczej. W tym ostatnim przypadku konieczne jest zarezerwowanie każdej z grup wydzielonej przestrzeni. Będąc już na miejscu, koniecznie zadbajmy o samodzielne wydzielenie przestrzeni dla grup.

Zadbaj o posiłki dla uczestników konferencji

Jednym z błędów popełnianych przez osoby początkujące w organizowaniu szkoleń i konferencji dla pracowników jest dostarczanie posiłków bezpośrednio na salę konferencyjną. Prawie nigdy nie jest to dobra decyzja. Nawet gdy chodzi wyłącznie o herbatę lub kawę. Zdecydowanie lepiej sprawdza się spożywanie jedzenia w oddzielnym pomieszczeniu. Niezależnie od tego, czy są to pełne obiady, czy jedynie przekąski. W ApartHotelu w Żyrardowie, w bliskiej odległości od sal, znajduje się restauracja z daniami kuchni amerykańskiej (pyszne smakołyki z grilla i nie tylko), do której goście udają się z przerwie między poszczególnymi częściami szkolenia lub konferencji.