Schludne, eleganckie, urządzone ze smakiem miejsca- to właśnie w takich najbardziej lubimy przebywać. Mowa nie tylko o mieszkaniu czy biurze, ale także sali konferencyjnej. Właściwe zaplanowanie przestrzeni pozwala wykorzystać potencjał sali oraz zorganizować owocne wydarzenie. Jakie czynniki są najistotniejsze? O czym pamiętać, wybierając odpowiednią salę konferencyjną?

Jaka wielkość sali konferencyjnej będzie optymalna?

Wymiary sali konferencyjnej to jeden z najważniejszych aspektów. Musi być w niej sporo wolnej przestrzeni, tak aby była w stanie pomieścić nie tylko gości, ale również sprzęt multimedialny oraz dodatkowe elementy. Standardy unijne mówią, że na jednego uczestnika powinny przypadać co najmniej 2 metry kwadratowe powierzchni. Salę należy więc dopasować do liczby uczestników konferencji oraz obsługi. Warto pozostawić jak najwięcej wolnego miejsca, dzięki czemu łatwiej będzie poruszać się po sali.

Wentylacja i oświetlenie- dlaczego są tak istotne?

Kolejną bardzo ważną kwestią jest wymiana powietrza w sali. Musi być w niej odpowiedni przewiew, gdyż otwieranie okien w trakcie prezentacji czy dyskusji nie będzie dobrym rozwiązaniem, zwłaszcza w chłodniejsze dni. Podobnie z oświetleniem- o ile w trakcie panelu dyskusyjnego dobrze zapewnić dostęp do światła dziennego, o tyle w trakcie wykładu niezbędne jest światło sztuczne, zwłaszcza jeśli posiłkujemy się prezentacją multimedialną.

Dostęp do udogodnień - dla komfortu organizatora

Udogodnienia, takie jak klimatyzacja czy automatyczne rolety to już standard. Niemniej jednak sale konferencyjne pod Warszawą wyposażone są także w odpowiedniej jakości sprzęt, dzięki któremu znacznie łatwiej przeprowadzić prelekcję. Korzystanie z rzutnika, mikrofonu czy innego typu urządzeń nie musi oznaczać przewożenia ich ze sobą na znacznych odległościach. Korzystanie z dostępnego na miejscu sprzętu zapewnia także kompatybilność poszczególnych elementów.

Estetyczny wystrój zgodny z oczekiwaniami i koncepcją konferencji

Konferencja o charakterze naukowym, spotkanie z pracownikami wyższego szczebla wszystkich filii w Polsce czy prelekcja na temat nowych produktów danej marki to zupełnie różne wydarzenia, wymagające odpowiedniej oprawy. Ważne są nie tylko kwestie techniczne- liczy się również estetyczny wystrój sali konferencyjnej, dopasowanej do koncepcji eventu. Bez względu na to, czy wybieramy nowoczesne aranżacje, czy dekoracje w barwach firmowych, organizatorzy powinni mieć możliwość zaaranżowania sali zgodnie z własnymi wymogami.